Entgelttransparenz für KMU: Auch kleine Unternehmen müssen handeln

„Das betrifft uns nicht. Wir haben nur 30 Mitarbeiter."

Diesen Satz hören wir regelmäßig — von Geschäftsführern, HR-Leitern und Steuerberatern kleiner und mittlerer Unternehmen. Und er ist falsch.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970, die bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden muss, unterscheidet zwar nach Unternehmensgröße — aber nur bei den Berichtspflichten. Die Kernpflichten der Richtlinie gelten für alle Arbeitgeber. Unabhängig davon, ob Sie 5, 50 oder 5.000 Beschäftigte haben.

Und gerade KMU sind verwundbarer, als sie denken. In kleinen Teams fallen Gehaltsunterschiede schneller auf. Ohne Betriebsrat fehlt der Puffer. Und die Beweislastumkehr bei Transparenzverstößen greift automatisch — auch im 10-Mann-Betrieb.

Dieser Artikel klärt auf: Welche Pflichten gelten für KMU? Warum sind kleine Unternehmen besonders betroffen? Und wie setzen Sie die Anforderungen pragmatisch um — ohne überflüssige Bürokratie?

Der Irrtum: „Die Schwellenwerte retten uns"

Das häufigste Missverständnis zur Entgelttransparenzrichtlinie betrifft die Schwellenwerte. Ja, die Richtlinie definiert Grenzen: 100, 150 und 250 Beschäftigte. Aber diese Schwellenwerte betreffen ausschließlich die regelmäßigen Berichtspflichten — also die Veröffentlichung der sieben Gender-Pay-Gap-Kennzahlen.

• Ab 250 Beschäftigte: Jährliche Berichterstattung (ab 7. Juni 2027)
• 150–249 Beschäftigte: Alle 3 Jahre (ab 7. Juni 2027)
• 100–149 Beschäftigte: Alle 3 Jahre (ab 7. Juni 2031)
• Unter 100 Beschäftigte: Keine Berichtspflicht

Viele KMU lesen diese Staffelung — und haken das Thema ab. Das ist ein gefährlicher Fehler. Denn alle anderen Pflichten der Richtlinie gelten unabhängig von der Unternehmensgröße. Und davon gibt es einige.

Was auch ein 5-Mann-Betrieb tun muss

Bereits ab dem 7. Juni 2026 gelten für jeden Arbeitgeber — vom Handwerksbetrieb bis zum Tech-Startup:

• Gehaltsangaben in Stellenausschreibungen oder vor dem Vorstellungsgespräch
• Verbot der Frage nach dem bisherigen Gehalt
• Geschlechtsneutrale Stellentitel und Ausschreibungen
• Transparente, objektive und geschlechtsneutrale Vergütungskriterien
• Individuelles Auskunftsrecht aller Beschäftigten
• Streichung von Geheimhaltungsklauseln zum Gehalt
• Jährliche Information der Beschäftigten über ihr Auskunftsrecht

Keine Berichtspflicht bedeutet nicht keine Pflicht. Es bedeutet nur, dass Sie Ihren Gender Pay Gap nicht öffentlich kommunizieren müssen. Alles andere? Gilt.

Warum KMU sogar stärker betroffen sein können

Paradoxerweise sind gerade kleine Unternehmen in einigen Punkten verwundbarer als Großkonzerne. Hier sind fünf Gründe:

1. In kleinen Teams fallen Unterschiede schneller auf

In einem Konzern mit 10.000 Mitarbeitern ist das Gehalt des Kollegen eine abstrakte Zahl. In einem Team von 15 Leuten? Da weiß nach dem ersten gemeinsamen Mittagessen jeder, wer was verdient. Je kleiner das Team, desto schneller verbreiten sich Informationen — und desto schneller entstehen Fragen.

2. Geheimhaltungsklauseln werden nichtig

Viele KMU setzen auf vertragliche Geheimhaltungsklauseln, um Gehaltsdiskussionen zu unterbinden. Ab dem 7. Juni 2026 sind diese Klauseln nichtig (Art. 7 Abs. 5). Beschäftigte dürfen frei über ihre Vergütung sprechen. Das ist kein optionales Zugeständnis — es ist ein geschütztes Recht. Klauseln, die es einschränken, werden unwirksam. Punkt.

3. Kein Betriebsrat als Puffer

In Großunternehmen läuft vieles über den Betriebsrat. Beschwerden werden kanalisiert, Konflikte moderiert, Informationen gefiltert. In den meisten KMU gibt es keinen Betriebsrat. Das bedeutet: Wenn eine Mitarbeiterin einen Gehaltsunterschied bemerkt und sich ungerecht behandelt fühlt, ist der nächste Schritt die Klage — nicht das Betriebsratsgespräch.

4. Der Paarvergleich funktioniert auch im kleinen Betrieb

Das BAG hat am 23. Oktober 2025 (Az. 8 AZR 300/24) klargestellt: Für die Vermutung einer Entgeltdiskriminierung genügt ein Paarvergleich mit einem einzigen Kollegen des anderen Geschlechts. Keine Statistik, kein Gruppenvergleich. In einem 20-Mann-Betrieb reicht es, wenn eine Mitarbeiterin einen männlichen Kollegen findet, der gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichtet und mehr verdient. Dann liegt die Beweislast beim Arbeitgeber.

5. Beweislastumkehr greift automatisch

Art. 18 der Richtlinie verschärft die Lage weiter: Bei Verstößen gegen Transparenzpflichten — etwa wenn ein Unternehmen das Auskunftsrecht nicht erfüllt oder keine geschlechtsneutralen Vergütungskriterien vorweisen kann — kehrt sich die Beweislast automatisch um. Ohne dass die klagende Person überhaupt Indizien vorlegen muss. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Für ein KMU ohne dokumentierte Vergütungsstruktur ist das praktisch unmöglich.

Die konkreten Pflichten für KMU unter 100 Mitarbeitern

Hier die vollständige Übersicht, was die Richtlinie von Unternehmen unter 100 Beschäftigten konkret verlangt:

Gehaltsangaben in Stellenausschreibungen (Art. 5)

Bewerberinnen und Bewerber müssen vor dem Vorstellungsgespräch über die Gehaltsspanne oder das Einstiegsgehalt informiert werden. Das kann in der Stellenausschreibung selbst geschehen oder auf anderem Weg. Entscheidend: Die Information muss vorliegen, bevor über Gehalt verhandelt wird. Auch auf Portalen wie StepStone, Indeed oder LinkedIn ist diese Angabe künftig Pflicht.

Verbot der Gehaltshistorie-Frage (Art. 5 Abs. 2)

Arbeitgeber dürfen Bewerber nicht mehr nach ihrem bisherigen Gehalt fragen — weder direkt noch indirekt. Formulierungen wie „Was verdienen Sie aktuell?" oder „Bitte nennen Sie Ihre Gehaltsvorstellung auf Basis Ihres aktuellen Gehalts" sind unzulässig. Der Hintergrund: Bestehende Entgeltungleichheiten sollen nicht von einem Arbeitsverhältnis ins nächste übertragen werden.

Geschlechtsneutrale Stellentitel (Art. 5 Abs. 3)

Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen müssen geschlechtsneutral formuliert sein. Was in vielen Unternehmen bereits Praxis ist, wird rechtliche Pflicht.

Transparente Vergütungskriterien (Art. 6)

Arbeitgeber müssen die Kriterien offenlegen, nach denen Entgelt und Karriereentwicklung bestimmt werden. Diese Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein. Für KMU unter 50 Beschäftigten enthält die Richtlinie eine mögliche Erleichterung: Mitgliedstaaten können sie von der Pflicht befreien, auch Kriterien für die Gehaltsentwicklung (Beförderungen, Stufenaufstiege) offenzulegen. Ob Deutschland von dieser Option Gebrauch macht, ist noch offen.

Individuelles Auskunftsrecht (Art. 7)

Jeder Beschäftigte — in jedem Unternehmen, unabhängig von der Größe — hat das Recht, Auskunft über das durchschnittliche Entgeltniveau vergleichbarer Beschäftigter zu verlangen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Der Arbeitgeber muss innerhalb von zwei Monaten antworten. Das bisherige deutsche Entgelttransparenzgesetz beschränkte dieses Recht auf Unternehmen ab 200 Beschäftigten. Diese Schwelle fällt.

Streichung aller Geheimhaltungsklauseln (Art. 7 Abs. 5)

Vertragliche Klauseln, die Beschäftigten verbieten, über ihr Gehalt zu sprechen, werden unwirksam. Beschäftigte dürfen frei über ihre Vergütung kommunizieren. Bestehende Klauseln sollten proaktiv aus allen Verträgen entfernt werden — nicht erst bei der nächsten Vertragserneuerung.

Jährliche Informationspflicht (Art. 7 Abs. 3)

Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten jährlich über ihr Auskunftsrecht informieren — einschließlich der konkreten Schritte, die zur Ausübung dieses Rechts unternommen werden können. Ein kurzes Informationsschreiben oder eine E-Mail genügt, aber es muss nachweislich geschehen.

Pragmatische Umsetzung für KMU: 5 Schritte

Die gute Nachricht: Die Umsetzung für KMU muss kein Großprojekt sein. Mit fünf konkreten Schritten schaffen Sie die Grundlage — ohne externe Berater-Armada und ohne monatelange Workshops.

Schritt 1: Arbeitsverträge prüfen — Geheimhaltungsklauseln streichen

Gehen Sie alle bestehenden Arbeitsverträge und Musterverträge durch. Jede Klausel, die Beschäftigten verbietet, über ihr Gehalt zu sprechen, muss raus. Das ist keine optionale Empfehlung — es ist ab Juni 2026 zwingendes Recht. Nutzen Sie die nächste Vertragsrevision nicht als Anlass, sondern handeln Sie jetzt. Die bloße Existenz solcher Klauseln kann als Signal fehlender Compliance gewertet werden.

Schritt 2: Stellenausschreibungen anpassen — Gehaltsspannen definieren

Definieren Sie für jede Position in Ihrem Unternehmen eine Gehaltsspanne. Das muss keine wissenschaftliche Analyse sein — aber eine fundierte Einschätzung, die sich an Marktdaten, interner Konsistenz und objektiven Kriterien orientiert. Integrieren Sie diese Spannen in alle Stellenausschreibungen. Und schulen Sie jeden, der Vorstellungsgespräche führt: Die Frage nach dem bisherigen Gehalt ist ab sofort tabu.

Schritt 3: Einfache Vergütungsstruktur aufbauen

Sie brauchen kein komplexes Job-Grading-System mit 30 Levels und 200 Funktionsgruppen. Was Sie brauchen, ist eine nachvollziehbare Struktur: Welche Funktionen gibt es in Ihrem Unternehmen? Welche Levels gibt es innerhalb dieser Funktionen (z. B. Junior, Senior, Lead)? Und was ist die Gehaltsspanne für jede Kombination?

Dokumentieren Sie die Kriterien, nach denen jemand in ein bestimmtes Level eingestuft wird — Kompetenzen, Erfahrung, Verantwortung. Das muss kein 50-seitiges Handbuch sein. Eine übersichtliche Tabelle mit klaren Definitionen reicht als Startpunkt.

Schritt 4: Auskunftsprozess festlegen

Ab Juni 2026 kann jeder Beschäftigte Auskunft über das durchschnittliche Entgeltniveau vergleichbarer Kollegen verlangen. Sie haben zwei Monate Zeit für die Antwort. Legen Sie jetzt fest: Wer ist zuständig? In welchem Format wird geantwortet? Welche Daten werden herangezogen? Und wie stellen Sie sicher, dass die Frist eingehalten wird?

In einem KMU kann das der Geschäftsführer selbst sein oder die Person, die HR verantwortet. Entscheidend ist: Der Prozess existiert, bevor die erste Anfrage kommt.

Schritt 5: Dokumentation — jede Gehaltsentscheidung schriftlich begründen

Dieser Schritt kostet wenig und schützt viel. Ab sofort sollten Sie jede Gehaltsentscheidung schriftlich begründen — bei Einstellungen, Beförderungen, Gehaltserhöhungen und auch bei Ablehnungen von Gehaltsanpassungen. Warum bekommt Mitarbeiter A dieses Gehalt? Welche objektiven Kriterien liegen zugrunde?

Im Streitfall ist diese Dokumentation Ihre Verteidigungslinie. Ohne sie stehen Sie bei einer Klage mit leeren Händen da — und die automatische Beweislastumkehr macht den Rest.

Staatliche Unterstützung kommt — aber warten ist keine Option

Art. 11 der Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, KMU technische Unterstützung und Schulungen bereitzustellen, um ihnen die Einhaltung der Pflichten zu erleichtern. Die Expertenkommission empfiehlt kostenlose Tools und Schnittstellen zu gängiger Software wie DATEV oder AGENDA.

In Luxemburg ist das LOGIB-Tool bereits verfügbar — ein kostenloses Analyseinstrument, mit dem Unternehmen ihren Gender Pay Gap berechnen können. Ähnliche Tools werden voraussichtlich auch in Deutschland kommen.

Aber: Die Grundpflichten gelten ab dem 7. Juni 2026 — mit oder ohne Hilfstools. Geheimhaltungsklauseln müssen gestrichen, Stellenausschreibungen angepasst, Auskunftsprozesse eingerichtet sein. Darauf zu warten, dass der Staat ein Tool bereitstellt, ist keine Strategie — es ist ein Risiko.

Dazu kommt: Die Datenbasis für das Jahr 2026 wird bereits jetzt gesammelt. Auch wenn Sie als KMU unter 100 Beschäftigten keine Berichtspflicht haben — Ihre Vergütungsentscheidungen in 2026 können Gegenstand von Auskunftsanfragen und Klagen werden. Jede Entscheidung, die Sie heute treffen, muss morgen erklärbar sein.

Der Vorteil kleiner Strukturen

Es gibt auch eine gute Seite: KMU sind oft schneller und agiler als Großkonzerne. Wo ein DAX-Unternehmen Monate braucht, um eine globale Vergütungsrichtlinie auszurollen, kann ein Mittelständler seine Strukturen in Wochen anpassen.

Ein einfaches, transparentes Vergütungssystem ist für ein KMU kein Nachteil — es ist ein Wettbewerbsvorteil. Im Recruiting signalisiert es Fairness und Professionalität. Gegenüber bestehenden Mitarbeitern schafft es Vertrauen. Und im Klagfall bietet es eine dokumentierte Grundlage, die kein Gericht ignorieren kann.

Nutzen Sie den Vorteil kleiner Strukturen: Weniger Komplexität, schnellere Umsetzung, direktere Kommunikation.

Auch als KMU können Sie sich vorbereiten — und einen Vorteil daraus machen

Die Entgelttransparenzrichtlinie ist kein Thema nur für Konzerne. Sie betrifft jeden Arbeitgeber in der EU. Die Grundpflichten gelten ab Juni 2026 — für alle. Die Rechtsprechung wartet nicht auf die Unternehmensgröße. Und Ihre Beschäftigten haben ein Auskunftsrecht, das sie nutzen werden.

Die gute Nachricht: Mit den richtigen Schritten ist die Umsetzung für KMU überschaubar. Kein Mammutprojekt, kein sechsstelliges Berater-Budget. Sondern pragmatische Maßnahmen, die Ihr Unternehmen schützen — und es als fairen Arbeitgeber positionieren.

Wir unterstützen kleine und mittlere Unternehmen bei der pragmatischen Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie — von der Vertragsprüfung über die Vergütungsstruktur bis zum Auskunftsprozess. Strukturiert, effizient und auf KMU-Bedürfnisse zugeschnitten.

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